MICROSOFT EXSEL
A. Pengenalan Microsoft Excel
Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel
adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet
yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk
sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur
kalkulasi dan pembuatan grafik yang baik, dengan menggunakan strategi marketing
Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program
komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini.
icrosoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis
meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik
dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk
menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang
paling sedernaha sampai yang lebih kompleks.
Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang
meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang.
B. Fungsi Microsoft Excel
1. Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi
atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan
rumus – rumus yang sangat kompleks.
2. Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data
kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.
3. Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi
dengan pengguna (user) lain.Program ini sudah dirancang untuk bisa saling
bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar
kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan,bahkan ia juga bisa
melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.
4. Internet,suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam
bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia,Microsoft
Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.
5. Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi
penghitungan data yang kita ketikkan.Dengan perumusan yang benar,maka Excel
akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap
kali mengalami perubahan.
6. Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang
aplikasi siap pakai,yaitu dengan fasilitas macro.
C. Kelebihan dan Kekurangan Microsoft Excel
2007
1. Jumlah kolom yang tersedia
di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom
XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom. Serta baris dalam Excel 2007
sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan berakhir di baris 1.048.576,
versi sebelumnya 65.536.
2. Pada Excel 2003, jumlah
sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel mencapai 17 miliar.
3. Memori yang digunakan di
dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang berlaku di Microsoft
Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.
4. Jumlah warna unik dalam
sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya 56.
5. Jumlah kondisi pada
fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya dibatasi oleh
kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6. Jumlah level pada
fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level, bandingan dengan
versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7. Jumlah daftar pada menu
drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000, sebelumnya hanya 1.000.
8. Maksimal jumlah karakter
dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya hanya 1.000
karakter.
Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:
1. Pivot tabel yang
menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau
nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel dalam 1 pivot
yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk
masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah harus memperhitungkan
jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan
menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping
atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.
2. Untuk tabel yang besar
dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka
secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang
kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer.
3. Untuk membuat kolom baru
yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat
filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika
maupun text.
D. Istilah-istilah dalam Excel 2007
Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data
secara otomatis meliputiperhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan
grafik dan manajemen data.Perangkat lunak ini sangat membantu untuk
menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai
yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana
kebutuhan barang meliputi namabarang, jumlah barang dan perkiraan harga
barang. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan
keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data
dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi
matematis ataupun logika pada sebuah laporan. untuk lebih jelasnya
fungsi-fungsi tersebut di sampaikan pada paparan di bawah ini :
Istilah-istilah dalam Excel
a) Cell : merupakan bagian
terkecil dari worksheet yng dapat diisi dengan jumlah karakter (max. 255
karakter) isi cell dapat berupa value, formula atau text. Contoh : cell A3,
cell D5
b) Worksheet (lembar Kerja) :
merupakan kumpulan dari 256 kolom dan 65536 baris.
c) Workbook (buku kerja) :
merupakan kumpulan dari 256 worksheet (berlabel sheet1 sampai sheet 256)
d) Range : merupakan sekelompok
cell yang akan mendapataksi sama sesuai perintah yang anda jalankan. Pemberian
alamat/ address dilakukan mulai dari cell sudut kiri atas sampai cell sudut
kanan bawah. Contoh : A4:D6 → range mulai dari cell A4 sampai cell D6
e) Alamat Relatif : merupakan
alamat yang jika dituliskan kedalam bentuk rumus atau fungsi akan berubah jika
dicopy ke cell lain.
Contoh : cell berisi formula A5*6 ,B3 dicopy ke C5 formula pada C5 berubah
menjadi B8*6
f) Alamat Semi Absolut
: merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris atau
kolomsehingga nilai tidak akan berubah.
Contoh : Cell B1 berisi formula $A1*7,B1 dicopy kan ke D5 formula pada D5
menjadi $A5*7
g) Alamat
Absolut : merupakan alamat yang dituliskan dengan tanda $ didepan baris dan kolom.tekan tombol F4 untuk menghasilkan alamat
absolut pada formula bar. Contoh : cell B1 berisi formula $A$1&5,B1 dicopy
kan ke C3 formula pada C3 menjadi $A$1*5
h) Name Box : menunjukkan
pada cell/ range yang aktif saat itu. Anda dapat juga membuat nama range
melalui kotak nama disebelah kiri formula bar. Contoh : Holla nama lain range
A5:G7
E. Tombol Fungsi :
· ← ↑ →
↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
· Tab
Pindah satu sel ke kanan
13px; line-height: 19px; margin-left: 54pt; text-align: justify;
text-indent:
-18pt;”>· Enter
Pindah satu sel ke bawah
· Shift +
Tab Pindah satu sel ke kiri
· Shift +
Enter Pindah satu sel ke atas
· Home
Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
· Ctrl +
Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
· Ctrl +
End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
· PgUp
Pindah satu layar ke atas
· PgDn
Pindah satu layar ke bawah
· Alt +
PgUp Pindah satu layar ke kiri
· Alt +
PgDn Pindah satu layar ke kanan
· Ctrl +
PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
berikutnya
· Ctrl +
PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
sebelumnya
F. Penggunaan Rumus dan Fungsi
Rumus dan fungsi dalam Excel
mempunyai pengertian yang berbeda, rumus berupa
instruksi matematika dalam suatu sel/range dalam lembar kerja dengan operator
aritmatik seperti : +,-, ,/,* dan ^. Sedangkan Fungsi merupakan rumus siap
pakai yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses perhitungan. Excel
menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya fungsi tanggal dan waktu,
matematika dan trigonometri, finansial, statistik, lookup dan referensi,
database, teks, dan lain-lain.
1. Menggunakan Rumus
(Formula)
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Microsoft Excel ,
karena setiap tabel dan dokumen yang kita ketik akan selalu berhubungan dengan
rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus
adalah ;
Lambang Fungsi:
+ Penjumlahan
– Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan
dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah
(+) atau kurang
(-).
2. Macam-macam
formula
1. =SUM(…)
Fungsinya : Untuk
melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5
sampai sel H15
Penulisan :
=SUM(H5:H15)
2. =COUNT(…)
Fungsinya : Untuk
melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh :
Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai
yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan :
=COUNT(B5:B15)
3. =MAX(…)
Fungsinya : Untuk
mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari
sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel
F17
Penulisan :
=MAX(F1:F17)
4. =MIN(…)
Fungsinya : Untuk
mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari
sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan :
=MIN(F1:F17)
5. =AVERAGE(…)
Fungsinya : Untuk
mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh :
Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari
sel A11 sampai A17
Penulisan :
=AVERAGE(A11:A17)
6. =ABS(…)
Fungsinya : Untuk
mengubah angka-angka yang ada dalam
daftar argumennya menjadi bilangan mutlak
(absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh :
Misalkan kita bermaksud mengetahui secara
mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel
F17
Penulisan :
=ABS(F17)
7. =SQRT(…)
Fungsinya : Untuk
menghitung akar dari bilangan X. Bilangan
X tidak boleh negatif
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan :
= SQRT(25)
8. =IF(…;…;…)
Fungsinya : Untuk
mengecek apakah nilai yang kita gunakan
sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat
atau tidak)
Bentuk umum: =IF(logical_test ; Value_if_true ; Value_if_false)
Contoh :
Misalkan kita akan membandingkan nilai di suatu
sel yang berada di sel F17, tentang kriteria siswa
dinyatakan lulus atau gagal dengan ketentuan
sbb.Jika nilai rata-rata siswa lebih
besar sama
dengan 60, maka siswa dinyatakan LULUS, dan
sebaliknya.
Penulisan :
=IF(F17>=60:”LULUS”;”GAGAL”)
(artinya jika kolom F17 lebih besar sama dengan
60, maka LULUS, jika kurang dari 60, maka
GAGAL)
Keterangan :
Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maak
kerjakanValue_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi,
maka kerjakan Value_if_false
9. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya : Untuk
menghitung jumlah hari
Contoh :
=DATE(73,8,11) à 26887 hari
10. =VLOOKUP
Fungsinya : Untuk
pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum: =VLOOKUP(lookup_value; table_array;
Col_index_num; Range_lookup)
11. =HLOOKUP
Fungsinya : Untuk
pembacaan suatu tabel secara horizontal
Bentuk umum: =HLOOKUP(lookup_value; table_array;
Col_index_num; Range_lookup)
12. =LEFT(…;…)
Fungsinya : Untuk
mengambil teks sejumlah karakter tertentu
dari sebuah kiri
Bentuk umum: =LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=LEFT(F17;3) à hasilnya Feb
13. =RIGHT(…;…)
Fungsinya : Untuk
mengambil teks sejumlah karakter tertentu
dari sebuah kanan
Bentuk umum: =RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter yang ada di
sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :
=RIGHT(F17;3) à hasilnya ari
14. =MID(…;…;…)
Fungsinya : Untuk
mengambil teks dari kedudukan tertentu
dengan sejumlah karakter tertentu
Bentuk umum: =MID(teks;start_number; number_char)
Contoh :
Misal kita akan mengambil karakter baru yang
ada di sel F17 (Februari)
Gambar Bagian bagian microsoft exsel
